Salut à toi, étudiant·e en prépa ECT ou ECP ! Aujourd’hui, je te propose un article sur les systèmes d’information. Nous allons voir ensemble comment l’information a un impact sur l’entreprise et les nouveaux outils à la disposition de celle-ci dans le domaine du management de l’information.
I. L’information
A. Définition de l’information
L’information est un élément de connaissance susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou communiqué.
Selon R. Reix : « Informer, c’est fournir des représentations pour résoudre des problèmes ; ces représentations doivent être adaptées au contexte d’utilisation. »
Il est nécessaire de faire une distinction entre signal et information. Le gestionnaire effectue toujours une représentation d’une situation réelle sans connaissance parfaite des « états du monde ».
Pour Reix, l’information « est ce qui nous apporte une connaissance, qui modifie notre vision du monde, qui réduit notre incertitude ; c’est un renseignement ».
Deux aspects majeurs de l’information :
- elle est cruciale pour la compétitivité des entreprises et de nos économies ;
- un ensemble de technologies se développent de telle sorte à en faciliter l’usage. Une entreprise mal gérée serait une entreprise qui ne s’intéresserait pas à la valorisation de l’information initiale.
Une entreprise bien gérée sera une entreprise qui va valoriser l’information initiale en la faisant circuler et en la stockant. La bonne gestion de l’information sera source de gains multiples pour l’entreprise.
Les systèmes d’information entraînent une modification forte du management des entreprises.
B. La diversité des informations
Plusieurs raisons majeures nous permettent de comprendre ce besoin :
- les obligations légales ;
- le besoin de coordination ;
- la préparation des décisions.
L’acte de gérer suppose de détenir des informations, car gérer, c’est décider. Et on décide en fonction de représentations issues de décisions.
Les informations sont donc diverses et hétérogènes. On peut les classifier selon leur nature, leur objet, leur forme, leur support, leur caractère collectif… Les entreprises vont de plus en plus dématérialiser les données de leur support physique.
De nombreuses sources d’information existent. Elles proviennent de l’intérieur de l’organisation, des prestataires d’informations, des institutions nationales ou internationales, des acteurs économiques…
II. Les systèmes d’information
A. Définition
Définition d’un système d’information (Reix) : « Un système d’information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc.) dans des organisations. » Ces ressources sont interreliées.
Un logiciel n’est pas un système d’information. C’est un composant.
Le système d’information est donc par nature :
- hétérogène ;
- complexe ;
- évolutif.
Il existe différents types de systèmes d’information. Il va exister des SI intégrés et des SI non intégrés.
SI intégré : entreprise qui va réussir à unifier sur une même plateforme de traitement l’ensemble des ressources dédiées au traitement de l’information. Rôle de la Direction des systèmes d’information (DSI).
B. Les déterminants de l’utilisation des systèmes d’information
La taille de l’entreprise
Plus la taille de l’entreprise est importante, plus l’utilisation des SI est fréquente.
Il serait faux de dire que les PME ne disposent pas de systèmes d’information. La gestion de l’information externe se fait pour les PME via son dirigeant avec son réseau relationnel.
Le caractère immatériel de l’activité
Plus l’entreprise a une activité immatérielle (par exemple dans les services), plus elle aura recours aux systèmes d’information.
Porter et Millar (1985) et notion d’intensité informationnelle :
- l’impact des technologies de l’information sur la chaîne de valeur ;
- le contenu informationnel du produit.
L’internationalisation de l’entreprise
Plus l’internationalisation est forte, plus le système d’information sera élaboré. Une logique d’ouverture internationale fondée sur la croissance et l’expansion géographique de l’entreprise. Une logique de globalisation fondée sur la rationalisation des moyens et ressources de l’entreprise au niveau mondial.
Les industries globales sont donc les plus à même de disposer d’un SI développé.
Utilisation de la typologie de Bartlett et Ghoshal sur l’internationalisation des entreprises et l’importance des SI.
La dimension de la gestion de la distance spatiale se trouve liée au besoin (coordination) et à l’ampleur de ce besoin (dispersion).
D’autres déterminants sont possibles : le coût des SI, le manque de personnel, la simplicité de la gestion, les pratiques de management…
III. Les différentes applications des systèmes d’information
Une application (Reix) : « Un ensemble de programmes du type logiciels, articulés entre eux, utilisés pour automatiser ou assister des tâches de traitement de l’information dans un domaine particulier. »
A. Les domaines d’application des SI pour l’entreprise
Le logiciel libre est un logiciel ouvert et gratuit.
Un logiciel libre ou en source ouverte signifie qu’un utilisateur peut en obtenir une copie gratuitement et étudier en toute légalité son code source, le modifier et le redistribuer à d’autres, également gratuitement. Le plus connu de ces logiciels libres est le système d’exploitation Linux.
B. La communication standardisée d’informations via le protocole internet
Auparavant, les entreprises utilisaient l’EDI (Échange de données Informatisé) afin de communiquer avec leurs partenaires (grands clients et fournisseurs). Internet, Intranet et Extranet reposent sur un seul langage standardisé et universel.
C. La gestion de la relation client et le management de la connaissance
Le CRM (Customer Relationship Management) ou gestion de la relation client (GRC)
Cela va permettre à l’entreprise de développer des relations durables et rentables avec des clients. Organisation de tout contact avec l’entreprise et ses clients grâce à la mise en place de structures et d’outils appropriés. Logique de relation individualisée avec chacun des clients. C’est ce que l’on nomme le marketing one to one.
Le Knowledge Management est défini (par le Cigref) comme : “Un ensemble de modes d’organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker, diffuser, utiliser et transférer la connaissance au sein de l’entreprise. Connaissance matérialisée par des documents internes et externes, mais aussi sous forme de capital intellectuel et d’expérience détenus par les collaborateurs ou les experts d’un domaine. » Le KM va ainsi permettre de favoriser le transfert des connaissances. Logique de capitalisation des connaissances.
D. Le travail en groupe et la gestion globale de l’information : les ERP
Certaines tâches doivent être effectuées en collaboration de façon non séquentielle. L’apport va être multiple et ne se limite pas à une seule intervention. Toute la difficulté sera de pouvoir coordonner ces interventions et d’améliorer leur productivité. L’intérêt est de résoudre les problèmes inhérents à l’éloignement géographique et au travail asynchrone. Il s’agit donc d’outils et de méthodes facilitant le travail en groupe.
Les outils de travail en groupe permettent d’éliminer les contraintes spatiotemporelles. Ils peuvent être également utilisés afin d’améliorer le suivi, la traçabilité d’un travail effectué par plusieurs personnes, sans pour autant qu’elles soient distantes.
ERP ou PGI (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de gestion Intégré)
Un ERP peut se définir comme un ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l’entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données.
Je te souhaite bon courage et à bientôt !
